Etika pertemuan atau meeting adalah kunci untuk bisnis yang baik, karena waktu-wajah memungkinkan komunikasi yang jelas dan pengambilan keputusan yang efektif. Tetapi terlalu sering, pertemuan berjalan lebih lama dari seharusnya dan gagal untuk membuat peserta tetap terlibat.
Baik Anda bertemu dengan mitra, vendor, atau karyawan, tunjukkan kecemerlangan ruang direksi Anda dengan keharusan pertemuan ini.
Tentukan tujuan
Tujuan yang jelas akan mengatur nada untuk pertemuan dan menentukan arahnya. Tujuan Anda harus spesifik dan terukur. Jika Anda mengharapkan peserta melakukan brainstorming, minta setiap peserta untuk tiba dengan daftar ide.
Tanyakan pada diri Anda sendiri apakah suatu pertemuan benar-benar diperlukan. Pertemuan bisa mahal. Untuk menghitung biaya yang tepat, kalikan upah per jam dari setiap orang yang hadir berdasarkan panjangnya pertemuan. Jika tujuan Anda dapat dipenuhi melalui e-mail, panggilan konferensi, Skype, atau bahkan diskusi cepat satu lawan satu, lewati rapat sama sekali.
Undang pembuat keputusan
Meeting yang paling efektif melibatkan para pemangku kepentingan untuk memastikan keputusan dapat segera dibuat. Jika pembuat keputusan utama tidak tersedia, mintalah seorang bawahan untuk hadir. Idealnya, orang ini akan dapat berbicara untuk atasan mereka, dan setidaknya membuat catatan dan melaporkan kembali.
Jadwalkan secara strategis
Jika Anda ingin setiap peserta rapat untuk terlibat sepenuhnya, hindari hari Senin pagi, ketika semua orang memperhatikan e-mail. Juga hindari hari Jumat sore, ketika karyawan sibuk mengakhiri minggu dan menantikan akhir pekan. Jadwalkan pertemuan pada hari dan waktu ketika peserta paling mungkin untuk terlibat.
Prioritaskan agenda
Jangan tinggalkan topik yang paling penting untuk yang terakhir. Untuk memastikan bahwa sasaran prioritas tertinggi terpenuhi, diskusikan masalah yang paling penting terlebih dahulu. Dengan begitu, jika seseorang perlu meninggalkan atau meninggalkan rapat lebih awal, Anda masih akan mencapai tujuan utama Anda.
Bungkus dengan jelas
Di akhir pertemuan, segera ulangi keputusan apa pun, tenggat waktu, dan klarifikasi tindakan tindak lanjut apa pun yang diperlukan. Semua peserta rapat harus memahami dengan tepat apa yang diharapkan dari mereka. Jadwalkan setiap pertemuan tindak lanjut dengan segera.